En toda empresa es bien sabido que a diario se generan cantidades ingentes de archivos físicos. Algunos de ellos no contienen información sensible; pero, otros deben someterse a un proceso de destrucción de papel documentos que garantice la confidencialidad. Todo papel importante que contenga datos personales, estratégicos de la empresa o de otra índole, de acuerdo a la ley vigente, debe ser eliminado de manera segura y absoluta.
Se sobreentiende que no basta con arrugarlos ni romperlos en cuatro pedazos, porque entonces resultaría sencillo recuperar la información; aunque no a todos los documentos se les exige igual tipo de destrozo. Este va a depender del nivel de clasificación de los datos sensibles que posean:
- Alto: corresponde a aquellos relacionados con afiliación política o religiosa, estado de salud, orientación sexual, violencia doméstica o que fueron obtenidos por agentes policiales sin la debida autorización, etc.
- Medio: obedecen a actos administrativos punibles, penales y tributarios, son propiedad de entidades mercantiles o la seguridad social, atañen a incidentes profesionales o enfermedades laborales, estudios psicológicos de conducta y personalidad, etc.
- Básicos: los que no satisfagan ninguna de las dos clasificaciones anteriores.
¿Cómo se destruyen los documentos?
Los sistemas más comunes de destrucción incluyen una trituradora de papel. El tamaño exigido de los trozos dependerá de cómo el mismo clasifique en la codificación mencionada. Si se presentan dudas, lo apropiado es escoger un nivel superior que siempre cumplirá con la normativa. Este método obliga a adquirir maquinaria especializada y a disponer de un personal dedicado a estas labores.
La segunda opción implica la quema del papel. Para que esto sea práctico tendría que hacerse en hornos industrializados que garanticen una conversión total a cenizas. No obstante, la factibilidad sería solo de aquellas empresas que por sus funciones posean los equipos requeridos y un sistema de manejo de los desechos.
La última alternativa es contratar los servicios de una empresa profesional dedicada a estos menesteres que, por lo general, se encargan de la recolección, el traslado en vehículos especializados y de la destrucción propiamente dicha. Asimismo, emiten una certificación al cliente que garantiza el cumplimiento de lo establecido por la ley. Esta es la opción más segura y económica.
