Toda empresa está en la obligación a ejecutar, cada cierto tiempo, la destrucción de papel en desuso, sobre todo si es confidencial, para salvaguardar la identidad personal y organizacional. Toda documentación, sea personal, financiero o de cualquier otra índole, tienen un período de vigencia, durante el cual se requiere mantenerla para el desenvolvimiento de alguna actividad, no obstante, cuando esta no haga falta, debe ser destruida.
La información es poder, por ello resulta fundamental que durante el ciclo de vida debe ser correctamente usada por ser un soporte primordial para la gestión que se desea, una vez finalizado el proceso, viene la fase de destrucción y por supuesto, hay que tener todas las garantías, por tal motivo, es indispensable localizar quien ofrezca el servicio con la seguridad y confidencialidad requerida.
Nunca debemos tirar a la basura documentación bancaria o personal, esto pudiera traer consecuencias adversas, ya que cualquiera podría tomarla, dando paso a la sustracción de esta, por lo que existe la posibilidad de un robo de identidad. Ahora bien, romper un expediente o informe en dos, tres o cuatro partes no nos dan la garantía de haberlo destruido por completo, siempre hay que estar varios pasos delante de gente inescrupulosa y ser precavidos.
Es tan vital tener procedimientos para la custodia de los datos, tanto en papel como en medios magnéticos, de allí la importancia de la seguridad en informática, además del resguardo del material físico. En función de ello, es aconsejable contratar a una empresa que se encargue de hacer esa limpieza profunda y apegada a la ley, tanto de lo que se puede tocar como de lo virtual.
El deber de proteger los datos y cumplir con la ley
Afortunadamente, existen empresas encargadas de que todo negocio cumpla con la ley de protección de la información, debido a que esta exige gestionarla y destruirla con especial rigor, de no cumplir habrá multas, las cuales causarán un desembolso que puede evitarse.
El resguardo de datos está presente en cualquier sector, en el comercio, las telecomunicaciones, en el área financiera, en la publicidad, en la educación, ahora bien, para aquellos que no saben cómo deshacerse de la documentación, es oportuno señalar que la falta de conocimiento no exonera una falta, así que, es aconsejable localizar alguna compañía que se ocupe de este proceso, para lograr cumplir con nuestro deber y de esta manera evitar sanciones.
